Как правильно сформулировать письмо клиенту
Коротко и по делу: как писать клиенту так, чтобы не обещать лишнего и не создавать лишние ожидания. Разберем типичные формулировки и покажем, как сделать их безопаснее.
В чём основная проблема
Когда пишете клиенту, легко пообещать больше, чем реально можете выполнить. Одна фраза может звучать как гарантия, даже если вы так не планировали, из-за этого возникают завышенные ожидания, претензии и ненужные конфликты.
Пример рискованной формулировки
Такие слова часто звучат уверенно, но создают обязательства.
Примеры рискованных формулировок
- Сделаем к пятнице без задержек.
- Гарантируем полный результат.
- Если что-то пойдет не так, компенсируем любые потери.
Здравствуйте! Согласовали сроки — к пятнице все будет готово. Гарантируем полный результат и берем на себя любые потери в случае задержки.
Почему это может привести к проблемам
Сроки и результат редко полностью зависят только от вас. Если обещание не выполнено, клиент воспринимает это как нарушение договоренностей, а в переписке такие формулировки могут выглядеть как юридические гарантии.
Как сформулировать безопаснее
Используйте аккуратные формулировки с условиями и границами. Если сомневаетесь, письмо можно проверить перед отправкой, чтобы убрать рискованные слова.
Здравствуйте! Мы планируем подготовить материалы к пятнице при условии согласования финального списка. Если появятся изменения по объему, сроки могут немного сдвинуться. Давайте зафиксируем детали в отдельном сообщении.
На что обратить внимание при отправке письма
Уточняйте, от чего зависят сроки и результат. Не используйте слова «гарантируем», «точно», «всегда», если это не закреплено договором. Проверьте письмо на двусмысленности — это помогает избежать лишних ожиданий.
Проверить сообщение перед отправкой
SendSafe покажет риски и предложит безопасную версию.